RESUMEN LIBRO GTD
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Capítulo 7: Organización
Siete tipos principales de cosas para controlar y administrar:
- Lista de proyectos
- Material de apoyo al proyecto
- Información y acciones del calendario
- Listas de acciones siguientes
- Una lista de "esperando"
- Material de referencia
- Un algún día | Quizás lista
Una lista es solo una forma de realizar un seguimiento del inventario total de elementos activos con los que se ha comprometido y de tener ese inventario disponible para su revisión.
Organizar recordatorios de acción
La mejor manera de recordar una acción “tan pronto como pueda” es por el contexto particular requerido por esa acción. Eso significa la herramienta, la ubicación o la situación.
Categorías comunes de recordatorios de acción
- Llamadas
- En la computadora
- Recado
- En la oficina
- En casa
- En cualquier lugar
- Agendas (para personas en reuniones)
- Leer y revisar
Quedarse "en" vacío no significa que haya manejado todo. Significa que eliminó lo que pudo, archivó lo que quería conservar, realizó las acciones de menos de dos minutos y movió a carpetas de recordatorios todo lo que está esperando y todos los correos electrónicos procesables.
Lista (s) de proyectos
La lista de proyectos no está destinada a contener planes o detalles sobre sus proyectos. Tampoco debe tratar de mantenerlo ordenado por prioridad, tamaño o urgencia. Es solo un índice completo de sus bucles abiertos. No trabajará fuera de la lista de proyectos durante sus actividades de momento a momento.
En su mayor parte, su calendario, listas de acciones y cualquier tarea inesperada constituirán su enfoque táctico e inmediato.
Ser consciente del horizonte representado por sus proyectos es fundamental para extender la comodidad de su control y enfoque durante períodos más prolongados.
El valor real de la lista de proyectos radica en la revisión completa que puede proporcionar al menos una vez a la semana. Asegurándose de tener pasos de acción definidos para todos sus proyectos.
Revisar la lista de proyectos semanalmente mejorará su sentido de control subyacente.
El valor de una lista completa de proyectos
- Es fundamental para el control y el enfoque
- Alivia tensiones sutiles
- Es el núcleo de la revisión semanal.
- Facilita la gestión de relaciones
Es imposible estar verdaderamente relajado y en un estado productivo, cuando las cosas que te has dicho a ti mismo que debes manejar tiran de tu mente.
Investigue los problemas, problemas y oportunidades actuales para proyectos potenciales.
Tres categorías de proyectos en esta área:
- Problemas
- Mejoras de proceso
- Oportunidades creativas y de desarrollo de capacidades
¿Cuándo un problema es un proyecto? Siempre.
Cuando evalúa algo como un problema en lugar de algo que debe aceptarse tal como son las cosas, está asumiendo que existe una resolución potencial.
Algún día quizás Listas
Dos fuentes para tu lista de quizás algún día, tu imaginación creativa y tu lista de proyectos actuales.
Haga un inventario de sus imaginaciones creativas. ¿Cuáles son las cosas que podría querer hacer algún día si tiene el tiempo y el dinero?
Categorías típicas
- Cosas para conseguir o construir para su hogar
- Aficiones
- Habilidades para aprender
- Expresiones creativas para explorar
- Ropa y complementos para comprar
- Juguetes
- Viajes para hacer
- Organizaciones para unirse
- Proyectos de servicio para contribuir
- Cosas para ver y hacer
Ahora es un buen momento para revisar su lista de proyectos desde una perspectiva más elevada. Considere mover algunos proyectos a su lista de algún día tal vez.
Categorías especiales de algún día-tal vez:
- Alimentos (recetas, menús, restaurantes, etc.)
- Niños (cosas que hacer con ellos)
- Libros para leer
- Música para descargar
- Películas para ver
- Ideas de regalo
- Sitios web para explorar
- Viajes de fin de semana para realizar
- Ideas y misceláneas
Estas listas pueden ser una combinación de referencias y quizás algún día.
El valor de algún día tal vez desaparece si no lo revisa con cierto nivel de coherencia.
Listas de verificación: recordatorios creativos y constructivos
En esencia, cualquiera de las listas o categorías de recordatorios que ya hemos discutido son listas de verificación.
La civilización avanza ampliando el número de operaciones importantes que podemos realizar sin pensar en ellas.
Alfred North Whitehead
Planificación de áreas clave de trabajo y responsabilidad
Es una buena idea crear listas de verificación para cada nivel de horizonte (consulte las notas del final del capítulo 2 para ver la lista de cinco niveles de horizonte).
Horizontes superiores
- Objetivos profesionales
- Servicio
- Familia
- Relaciones
- Comunidad
- Salud y energía
- Recursos financieros
- Expresión creativa
Horizontes de trabajo de nivel inferior
- La moral del personal
- Procesos
- Líneas de tiempo
- Problemas de personal
- Carga de trabajo
- Comunicaciones
- Tecnología
Temas sugeridos de listas de verificación
- Áreas laborales de responsabilidad
- Regímenes de ejercicio
- Lista de verificación de viaje
- Revision semanal
- Componentes del programa de formación
- Clientes clave
- Personas con las que mantenerse en contacto
- Actividades de fin de año
- Desarrollo personal
- Chistes
¡Siéntete cómodo con las listas de verificación! Esté preparado para crearlos y eliminarlos según sea necesario. Tenga un lugar fácil para poner una nueva lista que sea atractiva y divertida para interactuar.
Cuando se usan adecuadamente, las listas de verificación son excelentes para aliviar la presión mental y mejorar la productividad.
Capítulo 8: Reflexionando
Dos claves de reflexión:
- ¿Qué miras en todo esto y cuándo?
- Qué debe hacer y con qué frecuencia para asegurarse de que todo funcione como un sistema coherente. Liberándote para pensar y gestionar a un nivel superior.
Un proceso de revisión real conducirá a un nuevo pensamiento proactivo mejorado en áreas clave de su vida y trabajo.
La revisión semanal
Recomiendo usar esta lista de verificación de revisión semanal gratuita disponible en formato PDF de David Allen.
La revisión semanal es la clave mágica para la sostenibilidad de este proceso.
Tendrás que aprender a decir "no" más rápido y a más cosas, para mantenerte a flote y cómodo.
Debe reservar tiempo dedicado al nivel de pensamiento del proyecto.
La revisión semanal es: cualquier cosa que necesite hacer para volver a vaciar la cabeza y orientarse durante las próximas semanas. Seguir los pasos para la gestión del flujo de trabajo: capturar, aclarar, organizar y revisar.
- Tener claridad
- Ponerse al día
- Se creativo
Somos seres naturalmente creativos. El desafío es eliminar las barreras al flujo natural de nuestras energías creativas.
Trate de reservar dos horas a primera hora de la tarde de su último día laboral para la revisión semanal.
Tiempo de revisión operativa ejecutiva
Los ejecutivos más inteligentes conocen el valor de sacrificar lo aparentemente urgente por lo verdaderamente importante.
La creación de tiempo de calidad para la revisión y la reagrupación es fundamental y lamentablemente deficiente en la mayoría de las organizaciones.
Reseñas de The Bigger Picture
- ¿Cuáles son sus metas y objetivos clave en su trabajo?
- ¿Qué debería tener en su lugar de 1 a 3 años a partir de ahora?
- ¿Cómo va tu carrera?
- ¿Es este el estilo de vida que más le satisface?
- ¿Está haciendo lo que quiere o necesita hacer desde una perspectiva más profunda y de largo plazo?
El propósito implícito de este libro es instarlo a operar desde un nivel superior. Para ayudarlo a hacer que la expresión de su vida total sea más satisfactoria y esté mejor alineada con el panorama general.
Necesita evaluar su vida y su trabajo en los horizontes apropiados, tomando las decisiones apropiadas, en los intervalos apropiados para realmente ser sincero. Esta es una obligación de por vida.
En última instancia, arraigar y controlar los aspectos mundanos de la vida produce un rico campo de inspiración natural sobre nuestros niveles superiores.
Capítulo 9: Compromiso
No hay interrupciones, solo ocurrencias mal gestionadas.
Cuando la bandeja de entrada y las listas de acciones se ignoran durante demasiado tiempo, las cosas aleatorias que se encuentran en ellas tienden a surgir como emergencias más adelante.
El modelo de seis niveles para revisar su propio trabajo
- Horizonte 5: Vida
- Horizonte 4: visiones a largo plazo
- Horizonte 3: Metas de 1-2 años
- Horizonte 2: áreas de enfoque y capacidades de contabilidad
- Horizonte 1: Proyectos actuales
- Terreno: acciones actuales
Esta es una revisión más profunda de la misma estructura de horizonte en el capítulo 2.
Aquí hay una revisión de ejemplo de por qué debería hacer una llamada telefónica de abajo hacia arriba.
- Acción: la llamada telefónica es sobre el trato (proyecto) en el que está trabajando
- Proyecto: el trato aumentará las ventas (responsabilidad)
- Responsabilidad: esta venta en particular puede generarle un ascenso (objetivo laboral)
- Objetivo: este acuerdo permitirá a su empresa penetrar en un nuevo mercado (visión organizacional)
- Visión: ejecutar esta visión lo acercará más a donde desea estar financiera y profesionalmente (vida)
Aquí está la misma revisión de su trabajo en el orden de horizonte inverso.
- Vida: has decidido que quieres ser tu propio jefe
- Visión: tu creas un negocio para ti
- Metas: creas objetivos operativos a corto plazo
- Responsabilidades: los objetivos le otorgan roles críticos que debe cumplir
- Proyectos: los roles tienen algunos resultados inmediatos que lograr
- Acciones: en cada uno de los proyectos tendrás cosas que debes hacer
El enfoque más saludable para un control relajado es gestionar todos los niveles de forma equilibrada.
Cree una alineación productiva en su vida aclarando de arriba hacia abajo.
- Decide por qué estás en el planeta
- ¿Qué tipo de vida, trabajo y estilo de vida le permitiría cumplir con eso?
- ¿Qué tipo de trabajo y relaciones personales apoyarían esa dirección?
- ¿Qué cosas clave pondría en su lugar y haría que sucedieran ahora mismo?
- ¿Qué podrías hacer físicamente lo antes posible para poner en marcha cada uno de ellos?
Lo más importante con lo que lidiar es lo que más tienes en mente.
Comience desde el nivel del suelo cuando aclare su vida.
- Terreno: asegúrese de que sus listas de acciones estén completas.
- Horizonte 1: finaliza tu lista de proyectos.
- Horizonte 2: defina todos sus roles y áreas de responsabilidad. Haga y mantenga una lista llamada "áreas de enfoque", es posible que desee separarla en listas profesionales y personales. Probablemente tenga de 4 a 7 áreas clave en sus roles personales y profesionales.
- Horizonte 3: metas a un año para su trabajo.
- Horizonte 4: visión de tres años para la carrera y el patrimonio neto personal.
- Horizonte 5: intuir el propósito de tu vida y cómo maximizar su expresión.
Preguntas importantes
- ¿Qué cosas nuevas van a hacer mis hijos en los próximos años y qué debo hacer de manera diferente debido a eso?
- ¿Cuáles son las metas y los objetivos a más largo plazo de mi organización?
- ¿Qué proyectos debo tener relacionados con ellos para cumplir con mis responsabilidades?
- ¿Qué metas y objetivos a más largo plazo me he fijado? ¿Qué proyectos necesito tener en marcha para que sucedan?
- ¿Qué otras cosas importantes están sucediendo que podrían afectar mis opciones sobre lo que estoy haciendo?
Capítulo 10: Controlar los proyectos
Necesitamos dedicar más tiempo a capturar y utilizar nuestro pensamiento creativo proactivo.
Si tiene sistemas y hábitos listos para aprovechar sus ideas, su productividad puede expandirse exponencialmente.
¿Qué proyectos deberías estar planificando?
Pasos típicos de planificación:
- Lluvia de ideas y organización
- Configurar reuniones
- Reuniendo información
No pierda ideas sobre proyectos que podrían resultar útiles.
Herramientas y estructuras que apoyan el pensamiento de proyectos
Herramientas de pensamiento (las grandes herramientas desencadenan un buen pensamiento)
- Instrumentos de escritura
- Papel y blocs
- Caballetes y pizarras blancas
- Herramientas digitales: portátiles, teléfonos, tabletas, software, etc.
Estructuras de soporte
- Carpetas de archivos y sistema de archivo
- Software de mapas mentales
- Programa de esquema
- Software de diagrama de flujo
Parte 3: El poder de los principios clave
Capítulo 11: El poder del hábito de capturar
Cuando las personas con las que interactúas notan que, sin falta, recibes, procesas y organizas de manera hermética los intercambios y acuerdos que tienen contigo, comienzan a confiar en ti de una manera única.
Más significativamente, incorporas un nivel de confianza en ti mismo en tu compromiso con tu mundo que el dinero no puede comprar.
Este es el poder de capturar marcadores de posición para cualquier cosa que esté incompleta o sin procesar en su vida. Mejora notablemente su bienestar mental y mejora la calidad de sus comunicaciones y relaciones.
Cuando las organizaciones esperan y refuerzan esta mejor práctica de no permitir que nada se escape, puede aumentar significativamente la productividad de una cultura y reducir su estrés.
El precio que paga la gente cuando rompe un acuerdo en el mundo es la desintegración de la confianza en la relación.
Tus sentimientos negativos sobre la palabra inacabada provienen de romper los acuerdos contigo mismo y desintegrar la confianza en ti mismo.
Tres opciones para prevenir la ruptura de acuerdos contigo mismo.
- No hagas el acuerdo
- Completa el acuerdo
- Renegociar el acuerdo
Un acuerdo renegociado no es un acuerdo roto.
Opciones a la hora de renegociar un acuerdo.
- Baja tus estándares
- Mantener el acuerdo
- Ponlo en una lista de quizás algún día
Cualquier cosa que tenga solo en su cabeza requerirá más (o menos) atención de la que merece. ¡Escríbelo!
Usa tu mente para pensar en cosas, no en ellas.
Capítulo 12: El poder de la decisión de la próxima acción
Tendrá que decidir las próximas acciones en algún momento. Puedes hacerlo cuando aparezca o cuando explote.
¿Cuál crees que es la forma más eficiente de moverte por la vida?
- Decidir las próximas acciones en sus proyectos tan pronto como aparezcan. Agruparlos en categorías de acciones que realiza en contextos uniformes. O…
- Evite pensar en lo que debe hacerse hasta que tenga que hacerlo. ¿Luego, balbuceando a través de sus próximas acciones mientras intenta ponerse al día y apagar los incendios?
El valor de un estándar de toma de decisiones para la próxima acción
Preguntar "cuál es la próxima acción" obliga a:
- Claridad
- Responsabilidad
- Productividad
- Empoderamiento
Preguntándose "¿cuál es la próxima acción?" socava la mentalidad de víctima. La próxima vez que alguien se queje de algo, intente preguntar "Entonces, ¿cuál es la próxima acción?" Esta pregunta fuerza el problema. Si se puede cambiar, hay alguna acción que lo cambiará. Quejarse es una señal de que alguien no está dispuesto a arriesgarse a avanzar en una situación cambiante.
Capítulo 13: El poder de la focalización en resultados
No puede definir la acción correcta hasta que sepa el resultado que busca.
Solo hay dos problemas en la vida:
- Sabes lo que quieres y no sabes como conseguirlo
- No sabes lo que quieres
Si eso es cierto, solo hay dos soluciones:
- Compórtelo
- Haz que suceda
¿Cuál es el resultado deseado? Todo lo que experimentas como incompleto debe tener un punto de referencia para ser completo.
Desafiar el propósito de cualquier cosa que esté haciendo es saludable y maduro.
Sentirse cómodo inventando visiones de éxito antes de que los métodos sean claros es un rasgo fenomenal que fortalecer.
Incluso el más mínimo aumento en el uso de la planificación natural puede traer una mejora significativa.
Preguntas generales para el pensamiento de acción de resultados:
- ¿Qué quieres que pase en esta reunión?
- ¿Cuál es el propósito de este formulario?
- ¿Qué podría hacer la persona ideal para este trabajo?
- ¿Qué queremos lograr con este software?
- ¿Por qué estamos haciendo esto?
Las reuniones desenfocadas conducen a correos electrónicos innecesarios. Produciendo la necesidad de aclarar reuniones. Produciendo más correos electrónicos y el ciclo continúa.
Las reuniones son un desperdicio cuando hay una falta de rigor en relación con su propósito y los resultados deseados.
Para funcionar en una economía del conocimiento, la mayoría de las organizaciones necesitan personas que lean. La cultura puede proporcionar capacitación y apoyo para garantizar que eso ocurra.
Capítulo 14: GTD y ciencia cognitiva
Este capítulo cita el estudio Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity , esta es la tesis del artículo. Su mente está diseñada para tener ideas basadas en la detección de patrones. No está diseñado para recordar mucho de nada. La mente es brillante al reconocer pero terrible al recordar.
Hace referencia a los beneficios de construir un cerebro externo como se hace referencia en La mente organizada de Daniel Levitin . Cuando use su memoria como su sistema de organización, su mente se sentirá abrumada e incompetente.
Las tareas incompletas ocupan espacio en la mente, lo que limita la claridad y el enfoque. Escribirlos y programarlos libera esta habitación en la mente.
Capítulo 15: El camino del dominio de GTD
GTD es una práctica de por vida con múltiples niveles de dominio.
Los tres niveles de maestría
- Empleando los fundamentos de la gestión del flujo de trabajo.
- Implementar un sistema de gestión de vida total más elevado e integrado.
- Aprovechar las habilidades para crear un espacio despejado y hacer las cosas para una expresión y manifestación cada vez más amplia.
A medida que mejora, cambia su enfoque de la mecánica del sistema a los resultados que produce.
Dominar los conceptos básicos
Puede llevar fácilmente hasta dos años dominar los conceptos básicos para capturar todo y decidir las próximas acciones.
Dominar lo básico es transformador.
Nivel de posgrado - Gestión integral de la vida
Las señas de identidad de este nivel de madurez con GTD son:
- Un inventario de proyectos completo, actualizado y claro
- Un mapa de trabajo de los roles, responsabilidades e intereses de cada uno, tanto personal como profesionalmente.
- Un sistema integrado de gestión de la vida total. Personalizado a la medida de las necesidades y la dirección actuales de cada uno, y utilizado para conducir dinámicamente más allá del día a día.
- Los desafíos y las sorpresas desencadenan el uso de esta metodología en lugar de expulsarlo.
Evalúe y actualice su lista de proyectos en función de sus áreas de interés.
Postgrado - Dirección de enfoque y creatividad
- Utilizar su enfoque liberado para explorar los aspectos más elevados de sus compromisos y valores.
- Aprovechando su mente externa para producir un valor novedoso
El poder de producir produce poderosas posibilidades. Cuanto mejor te vuelvas, mejor será que te vuelvas. Más confianza
Cuando se libera de la función de recordar, su mente funciona increíblemente en la resolución de problemas y el pensamiento creativo.
Mis pasos de acción después de leer
- Leer el libro por segunda vez con nuestro equipo en el trabajo.
- Crear el hábito de preguntarme "¿cómo se ve hecho?"
- Concéntrate en capturar todo y sacarlo de mi cabeza. Esto ha dado lugar a un enorme aumento de la concentración y la productividad.
- Aprender a preguntar "¿cuál es la próxima acción?" más a menudo.
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