evitar la sobreinformación en comunicación

 

Evitar la sobreinformación en comunicación

how to avoid information overload in comunication

fuente del extracto:

https://www.wyliecomm.com/2022/02/how-to-overcome-information-overload-in-communication/

Sus lectores reciben los datos equivalentes a 174 periódicos, anuncios incluidos , diariamente. Con tanta información todos los días, ¿cómo se abre paso entre el desorden de mensajes que compiten entre sí?

El problema con la sobrecarga de información, como nos enseñó Bertram Gross, es que la capacidad de procesamiento de los lectores disminuye a medida que aumenta la cantidad de información. Cuando las personas luchan por administrar la información, no solo no pueden encontrar la información más importante, sino que también olvidan dónde estacionaron sus autos.

¿Cómo puede superar la sobrecarga de información para correr la voz en sus publicaciones de blog, redes sociales, comunicaciones internas y más? Pruebe estas técnicas para lidiar con la sobrecarga de información:

6 paradojas para romper el desorden

¿Qué hacer cuando se produce una sobrecarga de información? Martin J. Eppler y Jeanne Mengis recomiendan estas seis "paradojas" para presentar información que se abre paso entre el desorden:

1. Sorpresa conocida . Capte la atención de los miembros de la audiencia de una manera intrigante pero accesible. Puede probar con una línea de asunto interesante , una entrada inteligente o un gráfico inusual.
2. Resumen detallado . Antes de sumergirse en los detalles, informe a los miembros de su audiencia lo que aprenderán de esta pieza. Puede proporcionar contexto y una descripción general en un resumen después del título .
3. Estabilidad flexible . No haga que los miembros de la audiencia aprendan nuevos formatos y estructuras para obtener su información. Los formatos estandarizados de sitios web y notas y el mapeo de información ayudan a los miembros de la audiencia a encontrar lo que buscan más rápido.
4. Complejidad sencilla . Eliminar más palabras de su mensaje no resuelve la sobrecarga de información. También es necesario que la información sea más comprensible. Las metáforas visuales y verbales aclaran conceptos complejos ; ayudan a los miembros de la audiencia a comprender nueva información al vincularla con ideas familiares.
5. Redundancia concisa . Entregue información en múltiples formatos para llegar a diferentes consumidores de información. Puede presentar información a través de estadísticas, analogías y ejemplos en un artículo, por ejemplo, o visual y verbalmente en una reunión.
6. Integridad inconclusa . Involucre a los miembros de la audiencia en el mensaje con comentarios, encuestas y preguntas al final de los artículos. Cuando los miembros de la audiencia participan en un mensaje en lugar de simplemente consumirlo, lo entienden mejor y lo recuerdan por más tiempo.

Encuentre el trabajo de Eppler y Mengis en "Preparación de mensajes para entornos de sobrecarga de información". Ese es un informe de la Fundación de Investigación de la Asociación Internacional de Comunicadores Empresariales.

Tenga en cuenta que cortar el recuento de palabras no forma parte de esta lista.

La sorpresa llama la atención.

¿Por qué la sorpresa es tan eficaz para superar la sobrecarga de información en la comunicación?

Nuestros cerebros están diseñados para notar cambios para que podamos reaccionar ante el peligro.

“La sorpresa nos llama la atención”, escriben Chip Heath y Dan Heath en Made to Stick: Why Some Ideas Survive and Other Die . “La sorpresa se desencadena cuando nuestros esquemas fallan y nos prepara para comprender por qué ocurrió la falla. Cuando nuestras máquinas de adivinar fallan, la sorpresa llama nuestra atención para que podamos repararlas en el futuro”.

¿Cómo se crea un mensaje sorprendente? Chip y Dan Heath ofrecen este proceso de tres pasos:

1. Comience con su mensaje clave .
2. Averigua qué es lo contrario a la intuición de ese mensaje. ¿Cuáles son las implicaciones inesperadas?
3. Elabore su mensaje para centrarse en este "sentido poco común".

Para que la sorpresa sea efectiva, hágala “postdecible”, es decir, predecible después del hecho. Piensa en "Sexto Sentido", no en "Cisne Negro".

¿Cómo? Asegúrese de que su sorpresa sea clave para su mensaje principal. Comunica, no decores .

La sorpresa llama la atención. La curiosidad mantiene la atención .

Aumente su retorno de la información.

En 1989, el científico de sistemas Russell Ackoff creó una jerarquía de información, desde la menos valiosa hasta la más valiosa:

• Datos
• Información
• Conocimiento
• Comprensión
• Sabiduría

A pesar de esto, la mayoría de las organizaciones aún invierten la mayor parte de sus recursos en recopilar y mover datos, y la menor cantidad en sabiduría.

Eso es caro. Pierde el tiempo.

¿Su copia solo se suma a la pila de hechos, datos, en su organización? ¿O es probable que su información ayude a los miembros de su audiencia a encontrar conocimiento y comprensión?

Para aumentar su tasa de rendimiento de la información, considere la jerarquía de Ackoff antes de presionar Enviar. ¿Su copia solo se suma a la pila de hechos, datos, en su organización? ¿O es probable que su mensaje ayude a los miembros de su audiencia a encontrar conocimiento y comprensión?

Dado que esta avalancha de datos amenaza con engullir su lugar de trabajo, su empresa necesita comunicadores que agreguen valor a la información. Necesitan personas que traduzcan en lugar de regurgitar, que informen en lugar de difundir.

Haga eso y podrá servir como un alquimista organizacional que transforma una avalancha de hechos en una corriente de conocimiento. Sabiduría, incluso.

Y ese es el estándar de oro de la era de la información.

'Sé un reductor de complejidad, no un productor de información'

Diane Gayeski, Ph.D., descubrió una vez que una cadena de restaurantes les daba a los gerentes de cuatro a seis horas de información para procesar cada día. (Esa, por desgracia, no es la estadística más sorprendente de Gayeski, solo la más práctica).

Gayeski, director ejecutivo de Gayeski Analytics, ayuda a las empresas a determinar cuánto tiempo les piden a los empleados que dediquen a procesar información.

Después de ver a los empleados de sus clientes lidiar con una gran cantidad de información, a Gayeski se le ocurrió esta regla general para comunicarse:

“Sé un reductor de complejidad, no un productor de información”.

Esa sería una excelente descripción del trabajo para los comunicadores.

¿Qué papel estás jugando para tu audiencia?

¿Cómo puede asegurarse de que está eliminando el desorden, en lugar de contribuir a él? Un enfoque es hacer menos, pero hacerlo mejor.

Esta sugerencia va en contra de las culturas de comunicación actuales. Allí, se espera que los escritores y editores produzcan un sitio web, boletines semanales, actualizaciones diarias y boletines de noticias cada hora para cada audiencia a la que sirven. (Prueba: cuando revisa su bandeja de entrada, ¿cómo se siente al recibir otro mensaje corporativo?)

No se deje atrapar por el sistema. Recuerde, nadie quiere más información. ( Según el Pew Research Center , a ellos les desagradan especialmente las comunicaciones corporativas). Solo quieren mejor información.

¿Una solución? Realice el triaje de su trabajo:

1. Priorice sus esfuerzos en torno a los objetivos comerciales. Esa es una forma rápida de filtrar información relevante de información irrelevante.
2. Dedique la mayor parte del tiempo a los elementos de mayor prioridad. Eso lo ayudará con la gestión de proyectos del día a día, así como con la sobrecarga de información en el lugar de trabajo.
3. Haz un trabajo moderado en las tareas de prioridad media.
4. Hackear proyectos de baja prioridad . ¿Puedes arreglártelas con cinco W y una H?

Aún mejor: rechace los proyectos de baja prioridad que no promueven los objetivos comerciales. (Los mejores comunicadores han creado una cultura en la que pueden hacerlo. Uno incluso ha creado un software de gestión para ayudar).

¿La alternativa? Además de contribuir a la sobrecarga de información, te condenarás a una carrera de mediocridad.

fuente del extracto:

https://www.wyliecomm.com/2022/02/how-to-overcome-information-overload-in-communication/