fuente extracto:
https://www.todoist.com/es/productivity-methods/getting-things-done
Del resumen general, lo recopilado aqui es: la categoría material de referencia y la categoría lista algún dia tal vez.
Material de referencia
El material de referencia incluye todos los elementos no accionables que necesitas guardar (documentos fiscales, material de lectura, hojas de cálculo, documentos de Word, números de teléfono, etc.). Aunque no son tareas en sí mismas, a menudo se necesitan para completar una tarea más adelante.
Puedes organizar este material de ayuda en Todoist adjuntándolo a los comentarios de la tarea o el proyecto correspondiente:
El material de referencia específico de cada tarea puede adjuntarse a los comentarios de la misma.
El material de consulta de proyectos grandes (especificaciones de diseño, borradores, carpetas compartidas) se puede adjuntar o vincular en los comentarios del proyecto correspondiente.
De esta manera, cuando estés listo/a para empezar la tarea o el proyecto, tendrás toda la información que necesitas a mano.
También puede ser que tengas material de referencia que no está asociado a una tarea o un proyecto en específico. Por ejemplo, un artículo que guardaste desde la web para leer más tarde, un archivo con información importante o una idea de regalo para el cumpleaños de tu pareja.
Puedes seguir el progreso de todo esto en Todoist. Así es como se hace:
Crea un proyecto llamado Referencias
Crea subproyectos nuevos debajo del proyecto de Referencia para cada tipo de lista de referencia. Por ejemplo, Ideas de Regalos, Cumpleaños, Información de Contacto, Recetas, etc.
Mueve las tareas que contienen material de referencia al proyecto correspondiente arrastrándolas y soltándolas desde tu Bandeja de entrada o escribiendo “#” seguido del nombre del proyecto en el campo del nombre de la tarea.
Para contraer tus subproyectos de referencia, haz clic en la flecha gris a la izquierda de tu proyecto raíz. Esto ayuda a eliminar el desorden visual de tu lista.
Algún_día/Quizás
Estos elementos son ideas de cosas que quieres hacer en el futuro pero no tienes la capacidad de trabajar en ellas ahora mismo (por ej., lugares que quieres conocer, libros para leer, proyectos nuevos que te gustaría intentar, ideas para publicaciones en blogs, etc.).
Quieres poder revisar estas tareas más tarde, pero no quieres que desordenen tu sistema ahora. Así es como puedes organizar las tareas algún_día/quizás.
Crea un proyecto nuevo llamado “Algún_día/Quizás”.
Añade todas las tareas y/o cosas que quieres hacer en el futuro, pero que no estás trabajando activamente.
(Opcional) Añade subproyectos para tipos específicos de tareas “Algún_día/Quizás”. Por ejemplo, puede que quieras separar los proyectos Algún_día/Quizás - Personal y Algún_día/Quizás - Trabajo
Revisa tus proyectos de algún día/quizá cuando tengas el tiempo y la energía para asumir un nuevo desafío
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