En un sistema de productividad personal tipo GTD , la categoría más importante de elementos que no requieren ninguna acción es probablemente la constituida por aquellas cosas en las que no tienes intención de trabajar por ahora pero que te gustaría reconsiderar en el futuro .
Utilizando sistemas de gestión más tradicionales y sencillos, como listas de tareas o calendarios , suelen ocurrir dos cosas con este tipo de cosas:
Lo más común es ignorarlas . Como no son acciones reales —porque aún no has establecido un compromiso con ellas—, no las anotas en ningún sitio y simplemente las olvidas. Es una lástima, ya que algunas podrían acabar siendo proyectos realmente interesantes y creativos.
Se capturan como otras acciones . En este caso, se mezclan acciones con las que no se está comprometido con las que sí se está comprometido, lo que genera confusión en el sistema, dificulta enormemente la gestión personal y genera más estrés.
Viajes que quieres hacer, libros que quieres leer, proyectos que te gustaría realizar, cursos que te gustaría asistir, cosas que te gustaría aprender, algo que te gustaría comprar, ideas que te gustaría materializar, etc.
GTD te permite capturar eficazmente este tipo de cosas, lo que puede aportar mucho valor e interés a tu vida. David Allen sugiere diferentes maneras de abordarlas.
La solución ideal es añadirlas a una lista especial que no vas a considerar en tu día a día —y por tanto, no va a consumir tus recursos mentales—, pero que revisarás cada cierto tiempo para determinar si alguna de esas cosas merece pasar a primer plano.
La lista "Algún día/Quizás" es un gran recurso creativo que puede brindar grandes aventuras a tu vida y trabajo. Esta lista te permite escribir todo lo que se te ocurra, sin restricciones . Más adelante tendrás tiempo suficiente para analizar lo que has capturado y eliminarlo si no tiene mucho sentido.
2. El Calendario.
Como se trata de cosas que podrías reconsiderar en el futuro, podrías incluir estos elementos en tu Calendario , con una fecha a largo plazo.
Aunque David Allen sugiere esta posibilidad, personalmente no me gusta del todo por dos razones:
- Si la fecha que usted utiliza no es una fecha objetiva para tomar la decisión, esto contradice el significado de “territorio sagrado” que caracteriza al Calendario.
- Hablamos de acciones con las que aún no te has comprometido, y las listas que conforman tus acciones diarias (Calendario, Próximas acciones y En espera) solo deben contener las acciones con las que te has comprometido. Mezclar acciones estables con acciones que podrían o no llevarse a cabo solo contribuirá a generar confusión y desconfianza en el sistema.
Otra propuesta de David Allen, mucho más elegante que usar el calendario, es usar el Archivo de Seguimiento . Los elementos futuros del Archivo de Seguimiento están un poco ocultos, por lo que no te distraen de tus actividades diarias. Es una forma de enviarte un recordatorio en una fecha específica para tomar una decisión.
Si su sistema GTD tiene un archivo de seguimiento, puede ser una buena solución, pero solo para aquellas cosas que sabe con certeza que debe tomar una decisión antes de una fecha específica. Si va a usar una fecha subjetiva, es mejor olvidarla y usar la lista "Algún día/Quizás" .
Conclusión
- Si tu sistema cuenta con una lista "Algún día/Tal vez ", es el lugar ideal para incorporar los elementos con los que aún no te has comprometido, pero que te gustaría tener la oportunidad de reevaluar en el futuro. Si no tienes esta lista, seguramente puedes crearla fácilmente, incluso si está fuera de tu sistema.
- Si tienes una fecha clara en la que quieres reconsiderar este asunto, la lista Algún día/Tal vez sigue siendo el mejor lugar porque esta lista debe revisarse semanalmente, prestando especial atención a aquellos elementos que tengan anotada una fecha específica1 .
- Si tienes una fecha específica y clara, pero no revisas la lista de "Algún día/Quizás" con suficiente frecuencia, el Archivo de Recordatorios te ayudará a asegurarte de no olvidarte de tomar esa decisión. Sin embargo, debes ser consciente de que así alimentas tus malos hábitos.
- No utilices el Calendario para este tipo de cosas.
En la etapa de Clarificación , el momento en el que procesas cada uno de los elementos que tienes en tus bandejas de entrada, te darás cuenta que muchas de las cosas que has captado, cosas que de alguna manera han llamado tu atención, no necesitan ningún tipo de acción o compromiso por tu parte, salvo el hecho mismo de decidir cómo vas a organizarlas.
Aclarar un elemento que no requiere acción es mucho más sencillo que aclarar uno que sí la requiere . En este caso, solo hay que decidir a cuál de las tres categorías siguientes pertenece.
1. Sin ningún interés
Algunas de las cosas que has capturado son cosas que ya no necesitas, o que ni siquiera necesitabas cuando las capturaste. Esta categoría incluye todo lo que consideras que no tiene cabida en tu mundo: correo basura, ofertas que recibes y que no necesitas, ideas que, tras analizarlas en frío, ya no tienen tanto sentido, etc.
¿Qué haces con todo esto? Lo borras, lo tiras a la basura, ya sea física o digital.
No deberías sentirte mal por ello. Que tengas que eliminar muchas cosas de tu sistema en este momento es una buena señal. Si te acostumbras a capturar correctamente, es decir, si capturas todo lo que te viene a la cabeza sin pensar ni juzgar, muchas de las cosas capturadas irán a la basura.
A muchas personas les cuesta decidir si algo debe eliminarse o no, y evitan inconscientemente tomar esta decisión. Si eres una de ellas, crear un proceso de aclaración sólido es esencial para que puedas tomar el control . De lo contrario, tu lista de tareas pendientes tenderá a crecer constantemente, mientras que tu rechazo psicológico a lidiar con ellas crecerá.
Es cierto que eliminar cosas no es tan sencillo y que a veces genera momentos incómodos, sobre todo cuando son cosas que tocan temas a los que todavía somos sensibles, como un proyecto que ha fracasado, una relación que ha terminado, etc.
"¿Hay alguna razón para guardar esto en mi sistema?" No hay una respuesta incorrecta a esta pregunta. Si, por la razón que sea, quieres conservar algo, deberías hacerlo. Eliminar algo que tu mente aún quiere retener posiblemente genere otro tipo de distracción. En estos casos, el problema es dónde colocar estas cosas. Bueno, en realidad no es un problema tan grande; se resuelve en la siguiente sección ;)
En cualquier caso, no intentes evitar esta confrontación. Aprender a decir no a ciertas cosas abre espacio para otras más importantes y, a menudo, conduce a una vida más plena.
2. Lo guardaré para más tarde.
Hay momentos en que no decidir también es una buena decisión . Si aún no estás seguro de si un elemento es procesable o no, puedes guardarlo en tu sistema para poder tomar esta decisión en otro momento.
Seguramente hay muchas cosas que te gustaría hacer, pero ahora no es el momento. Hacer un viaje para el que no has ahorrado suficiente. Asistir a un congreso en una fecha que no sabes si podrás asistir. Desarrollar mejoras en un producto si cierta tecnología se expande y se estabiliza. Aprender a tocar la guitarra.
En la metodología GTD , este tipo de elementos se guardan en una lista llamada Algún día/Quizás . En esta lista no hay acciones ni proyectos, solo cosas con las que aún no te has comprometido.
Esta categoría es una de las características más potentes de GTD. Normalmente, las personas tienen ideas que creen que deben llevar a cabo de inmediato o las olvidarán. Independientemente de si las llevan a cabo o no, todo sale mal. En ambos casos, se genera estrés y ansiedad.
Disponer de un lugar donde aparcar posibles proyectos a llevar a cabo, entre los que luego poder elegir cuáles de ellos son más adecuados para ese momento según los medios disponibles, es un recurso productivo de gran valor.
Otra ventaja importante de esta lista es que ayuda a aliviar la carga de quienes tienden a comprometerse con más cosas de las que realmente pueden manejar (casi todos). Sin ella, sus listas de tareas serían inmanejables.
La existencia de esta categoría ayuda a gestionar responsablemente la cantidad de proyectos que se pueden llevar a cabo. Al fin y al cabo, es una lista que revisaremos y actualizaremos periódicamente, de forma más consciente, para que podamos tomar decisiones más responsables sobre qué hacer y qué no hacer.
Esta es otra demostración de que GTD funciona muy bien en general, pero puede fallar por el punto más débil. Si no revisas tu sistema regularmente (revisar o reflexionar es la cuarta etapa del flujo de trabajo de GTD), no tendrás la confianza suficiente para aprovechar al máximo la lista de "algún día/quizás" y llenarás tu lista de "próximas acciones" con un sinfín de tareas; esta lista será tan larga y abrumadora que acabarás ignorándola.
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