RESUMEN LIBRO GTD - PARTE 1

 

parte 2

https://www.laculturaesmaravillosa.com/2021/05/resumen-libro-gtd_13.html

RESUMEN LIBRO GTD

Fuente:
https://jsilva.blog/2020/11/23/getting-things-done-summary/

Parte 1: El arte de hacer las cosas

Capítulo 1: Una nueva práctica para una nueva realidad

Es posible que una persona tenga una abrumadora cantidad de cosas que hacer y aún funcione de manera productiva con la cabeza despejada y una sensación positiva de control relajado.

Los métodos presentados en GTD se basan todos en tres objetivos clave:

1. Capturar todas las cosas que deben hacerse en un sistema organizado
2. Dirigirse a usted mismo para tomar decisiones iniciales sobre todos los insumos en su vida, de modo que siempre tenga un inventario viable de las próximas acciones que pueda implementar o renegociar.
3. Curando y coordinando todo el contenido

El problema: nuevas demandas y recursos insuficientes

Los trabajadores del conocimiento se enfrentan hoy a nuevas demandas de su tiempo y atención y no tenemos suficientes recursos y capacitación para abordarlos adecuadamente.

La promesa: el estado de preparación del artista marcial

Imagínese lo que sería si su gestión personal estuviera totalmente bajo control en todos los niveles y en todo momento.

• ¿Qué pasaría si tuvieras un espacio mental completamente despejado sin nada tirando o empujando improductivamente?
• ¿Qué pasaría si pudieras dedicar el 100% de tu atención a lo que tengas a mano, a tu propia elección y sin distracciones?

Los artistas marciales llaman a esto tener una "mente como el agua".

La mente como el agua es una condición para trabajar, hacer y estar en la que la mente está clara y suceden cosas constructivas.

Cuando arrojas una piedra a un estanque, ¿cómo responde el agua? Totalmente apropiado a la masa y fuerza de la entrada, y luego vuelve a la calma. El agua no reacciona de forma exagerada o insuficiente. El agua no se frustra.

Cualquier cosa que le haga reaccionar de forma exagerada o insuficiente puede controlarlo, y a menudo lo hace.

El principio: abordar eficazmente los compromisos internos

La mayor parte del estrés que experimentan las personas proviene de compromisos administrados de manera inapropiada que hacen o aceptan.

Un circuito abierto es cualquier cosa que atraiga su atención y que no pertenezca al lugar donde está ni a la forma en que es.

Gestionar bien los compromisos requiere la implementación de algunas actividades y comportamientos básicos:

1. Si está en tu mente, tu mente no está clara. Todo lo que considere inacabado de alguna manera debe ser capturado en un sistema confiable fuera de su mente.
2. Debe aclarar exactamente cuál es su compromiso y decidir qué debe hacer, en todo caso, para avanzar hacia su cumplimiento.
3. Una vez que haya decidido todas las acciones que debe realizar, debe mantener los recordatorios organizados en un sistema que revise con regularidad.

Un ejercicio importante para probar el modelo GTD. Prueba esto ahora mismo:

1. Escriba el proyecto o la situación que más le preocupa en este momento. ¿Qué es lo que más te molesta, te distrae o te interesa?
2. Describa en una sola oración por escrito el resultado exitoso que desea obtener para este problema o situación. ¿Qué debería suceder para que usted marque este proyecto como hecho?

La gente piensa mucho, pero la mayoría piensa en un problema, no en él. Estructura tu pensamiento hacia un resultado y una acción.

Reaccionar es automático, pensar no.

El verdadero trabajo del trabajo del conocimiento

“En el trabajo del conocimiento la tarea no se da, hay que determinar”. -Peter Drucker

¿Cuáles son los resultados esperados de este trabajo? Ésta es la pregunta clave que hace productivos a los trabajadores del conocimiento.

Por qué hay cosas en tu mente

Hay cosas en tu mente por una de estas tres razones:

1. No lo has capturado
2. No lo has decidido
3. No estableciste un recordatorio de cuándo lo harás

Una parte importante de tu psique no puede evitar hacer un seguimiento de tus bucles abiertos. Esto es un detractor de cualquier otra cosa en la que necesite o quiera pensar y disminuye su capacidad de desempeño.

El proceso: gestión de la acción

Puede entrenarse para ser más rápido, más receptivo, más proactivo y más enfocado en lidiar con todas las cosas con las que debe lidiar. Puedes pensar de forma más eficaz.

Necesitará adquirir el hábito de no pensar en nada. La forma en que lo hacemos es gestionando nuestras acciones.

No gestionas las prioridades, las tienes.

Es extremadamente difícil gestionar acciones que no ha identificado o decidido.

No puedes hacer un proyecto, solo puedes hacer una acción relacionada con él. La mayoría de las acciones solo requieren uno o dos minutos para hacer avanzar un proyecto.

La falta de tiempo no es el problema principal para la mayoría de las personas. El problema real es la falta de claridad y definición sobre qué es un proyecto y qué próximos pasos de acción asociados se requieren.

Hacer las cosas requiere dos componentes básicos:

1. Definición de lo que significa hecho: resultado
2. Definiendo como se ve hacer - acción

La mayoría de las personas están tan atascadas en compromisos en el día a día que su capacidad para concentrarse en el horizonte más amplio se ve seriamente afectada.

Necesita controlar compromisos, proyectos y acciones tanto horizontal como verticalmente. El objetivo de gestionar horizontal y verticalmente es el mismo, sacar cosas de tu mente y hacerlas.

El gran cambio: sacárselo todo de la cabeza

No hay forma de lograr el tipo de control relajado que promete David Allen si mantienes las cosas solo en tu cabeza.

Tu mente seguirá trabajando en cualquier cosa que esté en un estado indeciso. Se ha demostrado que esto reduce su capacidad para pensar y actuar.

Tu mente consciente es una herramienta de enfoque, no un lugar de almacenamiento.

Capítulo 2: Tomando el control de tu vida

Los cinco pasos para dominar el flujo de trabajo

1. Capta lo que llama nuestra atención
2. Aclare lo que significa cada elemento y qué hacer al respecto.
3. Organiza los resultados
4. Reflejar
5. Comprometerse con

Esto constituye la gestión del aspecto horizontal de nuestras vidas.

La mayoría de las decisiones de acción y enfoque se basan en las últimas y más ruidosas aportaciones, y se basan en la esperanza en lugar de la confianza.

Capturar

Debes recolectar el 100% de tus tareas incompletas.

Las herramientas de captura

• Físico en bandeja
• Dispositivos para tomar notas en papel
• Dispositivos de toma de notas de audio digital
• Mensajes de texto y correo electrónico

Tres requisitos para hacer que la fase de captura funcione

1. Cada bucle abierto debe estar en su sistema de captura y fuera de su cabeza
2. Debes tener la menor cantidad de cubos de captura que puedas con
3. Debes vaciarlos regularmente

Aclarar

Debe aprender el pensamiento artículo por artículo necesario para vaciar sus contenedores de recolección. Esta es quizás la mejora más importante que puede realizar.

¿Qué necesita preguntarse y responder sobre cada elemento de su sistema de captura?

• ¿Qué es?
• ¿Es procesable?

No puede organizar lo que está entrando, solo puede capturarlo y procesarlo. En su lugar, organiza las acciones que deberá tomar en función de las decisiones que haya tomado sobre lo que debe hacerse.

Los elementos no procesables tienen tres posibilidades:

1. Basura
2. Incubar: no es necesario realizar ninguna acción ahora, pero es posible que deba realizarse más tarde.
3. Referencia: el elemento es información potencialmente útil que podría ser necesaria más adelante

Elementos procesables

Se deben determinar dos cosas sobre cada elemento procesable:

1. ¿Con qué proyecto o resultado te has comprometido?
2. ¿Cuál es la siguiente acción requerida?

Si se trata de un proyecto, debe capturar ese resultado en una lista de proyectos.

La siguiente acción es la siguiente actividad física visible que se debe realizar.

Ejemplo de acciones siguientes:

• Llama a Fred
• Borradores de pensamientos
• Investiga en línea

Tres opciones para elementos procesables:

1. Hazlo
2. Delegarlo
3. Diferirlo

Si una acción tarda menos de dos minutos, debe realizarse en el momento en que se define.

Si la acción durará más de dos minutos, pregúntese: "¿Soy la persona adecuada para hacer esto?" Si la respuesta es no, delegue en la entidad correspondiente.

Si la acción durará más de dos minutos y usted es la persona adecuada para realizarla, tendrá que aplazar la acción hasta más tarde y realizar un seguimiento en una o más listas de "Acciones siguientes".

Organizar

Ocho categorías discretas de recordatorios y materiales que resultarán del procesamiento de todas sus cosas.

Elementos no procesables:

1. Basura
2. Incubación
3. Referencia

Elementos procesables:

1. Lista de proyectos
2. Almacenamiento o archivos para planes de proyectos y materiales de apoyo.
3. Calendario
4. Lista de recordatorios de acciones siguientes
5. Lista de recordatorios de cosas que está esperando

Los proyectos de este libro se definen como: "Cualquier resultado deseado que se pueda lograr en un año que requiera más de un paso de acción".

Todo en su lista de proyectos debe revisarse semanalmente para sentirse cómodo con su estado.

Calendario

Los recordatorios de las acciones que debe realizar se dividen en dos categorías:

1. Cosas que tienen que suceder en un día u hora específicos (su calendario los maneja)
2. Cosas que solo deben hacerse lo antes posible

Tres cosas que van en tu calendario:

1. Acciones específicas de tiempo
2. Acciones específicas del día
3. Información específica del día

Lista de acciones siguientes

Divida sus próximas listas de acciones en categorías. Ejemplo: llamadas para realizar, elementos de acción de la computadora, compras en la tienda, etc.

Elementos no procesables

Necesita sistemas discretos bien organizados para manejar las cosas que no requieren ninguna acción.

Incubación

Cosas que no requieren una acción inmediata pero que desea conservar.

Dos tipos de herramientas de incubación:

1. Listas de algún día-quizás
2. Un sistema de ticker

Listas de algún día-quizás

Una lista continua de cosas que podría querer hacer en algún momento, pero no ahora. Este es el estacionamiento para proyectos que son imposibles de avanzar en este momento, pero que no quieres olvidar.

Debe revisar esta lista periódicamente si va a sacarle el mayor provecho. Incluya un escaneo de esta lista como parte de su revisión semanal.

Sus listas de algún día / tal vez pueden incluir libros para leer, recetas para probar, viajes de fin de semana para hacer, cosas que a sus hijos les gustaría hacer, etc.

Sistema Tickler

Cosas que no necesitas recordar hasta un momento designado en el futuro.

Material de referencia

Cosas que no requieren acción pero que tienen un valor intrínseco como información.

1. Almacenamiento por tema y área específica
2. Archivos de referencia general

Reflejar

La reflexión es donde usted mira todos sus proyectos sobresalientes y bucles abiertos, en un nivel del horizonte, semanalmente.

Qué revisar y cuándo

• Calendario: debe revisarse con mayor frecuencia (diariamente)
• Listas de Próximas Acciones: si se organizan por contexto, entran en juego solo cuando esos contextos están disponibles
• Proyectos, listas de espera y algún día / tal vez: revise solo con la frecuencia necesaria para evitar que se pregunte acerca de ellos

La revisión semanal

Todo lo que pueda requerir acción debe revisarse con la suficiente frecuencia para evitar que su mente retire el trabajo de recordar y recordar.

Todos sus proyectos, planes de proyectos activos, listas de próximas acciones, agendas, listas de espera y algún día / tal vez deben revisarse semanalmente.

La revisión semanal es el momento de:

• Reúna y procese todas sus cosas
• Revise su sistema
• Actualiza tus listas
• Consiga limpio, claro, actual y completo

Comprometerse

El propósito básico de este proceso de gestión del flujo de trabajo es facilitar buenas decisiones sobre lo que está haciendo en cualquier momento.

El modelo de cuatro criterios para elegir acciones en el momento

Al decidir qué hacer a continuación, aplique los siguientes criterios en este orden.

1. Contexto (dónde se encuentra y qué hay disponible)
2. Tiempo disponible
3. Energía disponible
4. Prioridad

El modelo triple para identificar el trabajo diario

1. Haciendo un trabajo predefinido
2. Haciendo el trabajo como aparece
3. Definiendo tu trabajo

Cuando realiza un trabajo predefinido, trabaja a partir de sus próximas listas de acciones y calendario, completando tareas que ha determinado previamente que deben realizarse o administrando su flujo de trabajo.

Definir su trabajo incluye limpiar sus bandejas de entrada, etc., y dividir los nuevos proyectos en pasos procesables.

Las prioridades deben impulsar sus elecciones. Hay al menos seis perspectivas diferentes desde las que definir sus prioridades y su trabajo.

Al mirar desde un edificio, notará diferentes cosas en diferentes pisos.

• Horizonte 5: Propósito y principios: el panorama general. ¿Por qué existe su empresa? ¿Por qué existes? ¿Qué te importa sin importar qué?
• Horizonte 4: Visión: proyectar de 3 a 5 años hacia el futuro.
• Horizonte 3: Metas: ¿qué desea experimentar en varias áreas de su vida y trabajo de 1 a 2 años a partir de ahora?
• Horizonte 2: áreas de enfoque y habilidades de cuenta: las áreas clave de su vida y trabajo dentro de las cuales desea lograr resultados y mantener los estándares. Ejemplos: salud, finanzas, espiritualidad, etc. Enumere y revise estas responsabilidades.
• Horizonte 1: Proyectos actuales: los resultados a relativamente corto plazo que desea lograr.
• Terreno: Acciones actuales: la lista acumulada de todas las acciones que debe realizar.

Capítulo 3: Poner en marcha proyectos de forma creativa

Las cinco fases de la planificación de proyectos

Los ingredientes clave del control relajado:

1. Resultados (proyectos) claramente definidos y las próximas acciones necesarias para llevarlos hacia el cierre
2. Recordatorios colocados en un sistema confiable que se revisa con frecuencia

Técnicas de planificación natural: las cinco fases

Tu mente sigue los siguientes cinco pasos para realizar prácticamente cualquier tarea:

1. Definición de propósito y principios
2. Visión de resultados
3. Lluvia de ideas
4. Organizar
5. Identificar las próximas acciones

El modelo de planificación antinatural o reactivo funciona en la dirección opuesta. La planificación reactiva salta directamente a la acción, luego trata de organizarse, luego hace una lluvia de ideas, luego trata de visualizar el resultado y, por último, pregunta sobre el propósito y los principios.

Pensar de manera más eficaz sobre proyectos y situaciones puede hacer que las cosas sucedan antes, mejor y con más éxito.

Definición de propósito y principios

Algunos beneficios de preguntar "¿Por qué?"

• Define el éxito
• Crea criterios de toma de decisiones
• Alinea recursos
• Motiva
• Aclara el enfoque
• Expande opciones

Muchos de nosotros nos abstenemos de imaginar un resultado deseado a menos que alguien pueda mostrarnos cómo llegar allí. Desafortunadamente, eso es un retroceso en términos de cómo funcionan nuestras mentes para generar y reconocer soluciones y métodos.

Aclarar los resultados

Una de las habilidades para la vida más poderosas es crear resultados claros. Necesitamos definir y redefinir constantemente lo que estamos tratando de lograr en muchos niveles diferentes.

No verás cómo hacerlo hasta que te veas a ti mismo haciéndolo.

Parte 2: Practicar la productividad sin estrés

Capítulo 4: Introducción

Cree un bloque de tiempo para inicializar este proceso.

Gran parte del valor que la gente obtiene de este material son "buenos trucos".

El material aleatorio no procesable, pero potencialmente relevante, cuando no se procesa y no se organiza produce un ruido psicológico debilitante. También produce un bloque en la parte de "flujo" del flujo de trabajo.

Considere programar un "día de depuración" completo en su oficina para todos los empleados. Programar un día de purga personal también es una buena idea.

Capítulo 5: Captura

El objetivo del proceso de captura es poner todo en tu bandeja de entrada lo más rápido posible para que te despidan adecuadamente.

Razones prácticas para recopilar todo antes de empezar a aclarar:

1. Es útil tener una idea del volumen de cosas con las que tiene que lidiar.
2. Te permite saber dónde está el final del túnel.
3. Cuando esté aclarando y organizando, no querrá distraerse con una masa amorfa de cosas que todavía podrían estar en alguna parte.

Una vez que tenga todas las cosas que requieren su atención reunidas en un solo lugar, estará operando automáticamente desde un estado de enfoque y control mejorados.

Pasos para capturar:

1. Reunión física: busque en su entorno cualquier cosa que no pertenezca permanentemente a donde está, tal como es.
2. Espacio mental: ¿qué tiene tu atención que no esté representado por algo que ya está en la bandeja de entrada?

Encuentro físico

1. Empiece por su escritorio
2. Armarios interiores
3. Pisos, paredes y estantes
4. tabla de anuncios
5. Equipo, mobiliario y enseres

Cuatro categorías de cosas que pueden permanecer donde están, como están, sin ninguna acción ligada a ellas.

1. Suministros
2. Material de referencia
3. Decoraciones
4. Equipo

No intente decidir durante la fase de captura. Aclarar requiere una mentalidad muy diferente a la de capturar, lo mejor es hacerlo por separado.

Reunión mental

Escriba cada pensamiento, idea o tarea en una hoja de papel separada.

El final de este capítulo tiene una lista de docenas de ideas desencadenantes para el proceso de reunión mental.

Capítulo 6: Aclarando

Llegar "a" vaciar significa identificar cada elemento y decidir qué es, qué significa y qué va a hacer con él.

Establece algunas categorías de trabajo en las que ubicar las próximas acciones:

• Llamadas
• Mandados
• Agendas (para discutir con personas específicas)
• En la computadora

Directrices de procesamiento

1. Procese primero el elemento superior
2. Procesar un artículo a la vez
3. Nunca vuelva a poner nada en "in"

La pregunta clave de procesamiento es: "¿Cuál es la siguiente acción?"

Este capítulo ofrece más detalles sobre los mismos elementos cubiertos en el capítulo 2 para su procesamiento.

Necesita hacer una lista de proyectos y mantenerla semanalmente.

fuente:

https://jsilva.blog/2020/11/23/getting-things-done-summary/